O ERP é um software de gestão utilizado para otimizar diversos tipos de processos dentro de uma empresa. Ele possibilita que as lideranças coordenem diferentes áreas, inclusive com documentações, em um só lugar. Mas a questão é: como implementar um ERP?
Primeiramente, é preciso lembrar que existe mais de um tipo de ERP e, por isso, saber o que são e como funcionam é primordial para a implementação. Este software pode facilitar a vida de gestores e empresários, mas para isso, é preciso saber utilizá-lo.
Por este motivo, no artigo de hoje, iremos mostrar a você o passo a passo completo para implementar um ERP na sua empresa, e como tirar as melhores vantagens disso. Tenha uma boa leitura!
O que significa ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que significa basicamente “Planejamento dos Recursos de uma Empresa”. É um sistema utilizado para otimizar os processos de gestão, integrando diversas áreas da empresa em um só lugar.
Isso inclui os setores de RH, compras, manufatura, cadeia de suprimentos, finanças e muito mais. Quando alguém pensa em ERP, deve considerar todos os processos importantes e necessários para administrar uma empresa. Utilizando um software como este, ele poderá ser considerado o sistema central de registros da organização.
Os sistemas ERP modernos oferecem uma ampla gama de tecnologias. Você vai poder utilizar inteligência artificial, machine learning, armazenamento em nuvem, tudo para fornecer mais funcionalidades, assertividade e eficiência para as gestões.
Esses sistemas se conectam a outras operações de negócios em todo o mundo, conectando empresas a outras redes de negócios e fornecendo a elas a capacidade de trabalhar em conjunto e com rapidez.
Além disso, esses sistemas automatizam processos na organização que antes eram feitos apenas manualmente. Isso permite que as empresas sejam mais competitivas na economia e no mercado de hoje.
Passo a passo para Implementar um ERP
Agora que você já viu o que é um ERP, é hora de saber implementar o sistema na sua empresa. Neste momento, é muito importante a atenção para fazer tudo certinho a fim de extrair o máximo da plataforma. Portanto, siga corretamente os passos a seguir.
1) Prepare o meio de campo
Antes de qualquer coisa, é preciso “preparar o meio de campo”. Ou seja, preparar a empresa para conseguir identificar quais as melhores vias de implementar um ERP. Para isso, primeiramente avalie os processos atuais da companhia, e tudo que envolve a gestão.
Para isso, leve em consideração três fases: prioridades; levantamento e mapeamento. Nas prioridades, defina quais são as organizações da empresa que serão implementadas no novo software. Elenque cada uma das áreas por questões de prioridade.
Depois, faça um levantamento dos processos referentes a cada uma das áreas de prioridade. Lembre-se que implementar um ERP só vai trazer vantagens para o seu negócio mas, para isso, é preciso que você tenha todos os processos claros para passar para o software.
Por último, ainda nesse primeiro passo, faça o mapeamento dos processos e documentos que serão passados para o sistema de gestão. Quanto mais claro você tiver todos esses processos iniciais, mais fácil será implementar o sistema.
2) Escolhendo o ERP ideal
Existe mais de um modelo de ERP no mercado e certamente um deles será mais adequado para o seu modelo de negócio. Justamente para tomar essa decisão, que a fase anterior é tão importante. Tendo feito o primeiro passo direitinho, aqui você só vai precisar analisar as opções disponíveis no mercado e identificar o que melhor se encaixa na sua gestão.
Este passo é muito importante e, havendo qualquer tipo de dúvida ou insegurança, não hesite em contatar um profissional especializado para conduzir você por este processo.
3) Determine uma equipe responsável
Implementar um ERP é um processo que necessita atenção, pois é justamente nessa etapa inicial que tudo deve ser feito direitinho para evitar erros futuros. Por isso, reúna sua equipe de gestão e informe-os da mudança para que possam colaborar junto no processo.
É importante pré-determinar um gestor responsável pela ferramenta, que deverá buscar aprender a mexer no sistema para fazer todas as ações futuras. Os módulos poderão ser liberados gradualmente, à medida que as equipes se sentem aptas a mexer no novo mecanismo.
4) Customização do ERP
Depois de instalado e com as equipes treinadas para trabalhar na ferramenta, é hora de realmente colocar a mão na massa. Para isso, faça as customizações necessárias dentro do software a fim de deixar ele personalizado para o seu negócio.
Lembre-se que ele possui diversos módulos que podem ser utilizados de maneira gradual, à medida que a gestão for se adaptando às novas tecnologias.
5) Prazos para Implementar um ERP
O tempo de transição de um sistema comum para um sistema ERP pode variar em função de uma série de fatores, como o número de serviços selecionados, número de departamentos, entre outros. Independentemente disso, após planejar e programar, tente cumprir os prazos e acompanhar o progresso nas várias etapas de implementação.
Mesmo que você contrate uma equipe responsável pela implementação, é importante que a gestão também esteja diretamente envolvida no projeto para acompanhar sua conclusão.
Atendendo a todas as obrigações legais, contabilísticas e administrativas, os gestores poderão integrar todos os departamentos da empresa num só local para automatizar todos os processos de maneira simples e clara.
Conclusão
Implementar um ERP pode não parecer simples, mas depois de implementado, você vai perceber como era complicado o sistema antigo pelo qual costumava gerir sua empresa. O ERP veio para facilitar a vida dos gestores, trazendo mais produtividade e segurança.
Se você busca um sistema confiável para fazer a implementação na sua empresa, conte com a gente!
